タスク管理においてもっと大切な「システムに任せる」ことの5つのメリット


この記事を読んで得られるノウハウと効果:現代タスク管理の根本思想である「システムに任せる」ことのメリットを知ることにより、自信を持って自分のタスク管理システムを構築できるようになる。

前回、タスクの処理をシステムに任せるという考え方がGTDで最も重要であると書きました。今回はこの「タスク管理をシステムに任せること」によって生まれるメリットを5つ紹介します。

1. ストレスフリーになれる

これは前回の説明の通りです。タスクの管理&処理を自分の頭ではなく外部の信頼できるシステムに委ねることにより、ストレスフリーが実現します。

2. 終業後や休日に仕事から完全に解放される

これは1の副次的効果ですが、タスク管理をシステムに任せていると、終業後や休日に仕事について考えることがなくなり、ON OFFの区切りがしっかり付きます

システムによるタスク管理を始める前、わたしは土日を寝て過ごしていました。なぜ寝ていたかというと、起きていると仕事のことを思い出して嫌な気分になってしまうからです。当時は京都で働いていたので、「せっかく京都にいるんだから観光したい」と自分でも思っていたのですが、身体(頭?)が言うことを聞きませんでした。

しかし、システムによるタスク管理を始め、やることはすべてシステムの中にあり、いつやるかも決めてある状態になったら、土日に寝ることはなくなり、観光に出かけられるようになり、わたしの好きな神社仏閣見放題な素晴らしい京都生活に変わりました。

自己啓発でたまにある性格を変えるという手法ではなく(わたしはこの手段は好きではありません)、システムを構築することにより、難所を乗り越えたわけです。(ちなみに、システムが崩壊すると寝て現実逃避するという特徴は変わってないことがスイスに来てからの混乱期でわかっています。)

3. 「いつの間にか時間がなくなっていた」がなくなる

GTD を導入する前は、タスク管理をしようとしても、「あれもやりたい」「これをやるのを忘れてた」など気になることを色々思い付ついては、その思い付ついたことにすぐ手を出し、いつの間にか時間がなくなっているということがよくありました。また、自分で思い付くのではなく、他者から何かを依頼された場合でも、依頼されたときにその用件を片付けてしまい、気付いたら時間がないというパターンもありました。

しかし、GTDではどんなことでも一度Inboxに入れ、処理フローを通すことになります。明確なルールの下、各タスクをやるべきかやらないべきか、やる場合いつやるのかを自分で決めるのです。従って、自分でやると決めたことをやって時間がなくなっていたということはあり得ても、「いつの間にか時間がなくなっていた」という現象はなくなります。

4. やる気や熱意がなくてもある程度のことができる

あなたは今の仕事に人生を捧げても構わないほどの熱意はありますか?

わたしはありません。逆に、わたしは今の仕事をするために生まれ来たわけではないということだけは断言できます。

そんな熱意のないわたしでも、今の結果だけ見ると、一時的ですが、スイスに赴任して、高校生の時に「30歳でこれだけ収入あったらスゴいなぁ」と思っていたお給料を会社から貰ってます。まぁ熱意0ですし、自分の理想の状態ではないので、すぐ状況は変わると思っていますが。

こんな状況になったのは、タスク管理をシステムに任せることにより、熱意ややる気がなくてもそこそこ仕事を処理できるようにしたおかげだと考えています。

もちろんプラスアルファ、やる気や熱意があった方が仕事はできると思います。ただ無いんだから無いなりに頑張るしかありません。

「自分の仕事を好きになれ?バッキャロー!好きじゃないもんは好きじゃないんだよ!」

そんなワガママな人たちにピッタリな方法が、システムによるタスク管理だとわたしは考えます。

5. 失敗しても自分のせいではなくシステムのせい

わたしがシステムにすべてを任せたことにより得られた恩恵の中で最も大きいものがこれです。

わたしは何か失敗して誰かに怒られたとしても、まったくへこみません。なぜなら同じことが起きないようにわたしのタスク管理システムを改修すればいいだけだからです。失敗は「現時点でのシステムが不十分だったのだから仕方がない。完璧なシステムなど存在しないのだから、失敗を踏まえて対策実行すればよいだけ。」と捉え、システムに組み込む対策案を考えた後は全く気にしません。その失敗から頂ける一番美味しいところ(対策案)は頂いちゃったので、それ以上その失敗について考えるのは非生産的であり、人生の浪費だからです。

他者から見れば、悪いのはわたしでしょうが、わたしから見れば悪いのはわたし自身ではなく、わたしのタスク管理システムです。なぜなら、わたしは、わたしの「やる気」や「感情」で物事を行うことはなく、システムにそれをやらせているからです。物事を行う際に、わたしは関わっていないので、すべてをシステムのせいにできるのです。

まとめ

これら5つのメリットを知ってしまったあなたは、早くあなたのすべてをシステムに任せたくてウズウズしているはずです。しかし、もう少しだけ「システムに任せる」ことのメリットを説明させてください。

次回は、わたしがこれら5つのメリットの中で最も刺激的だと考える「失敗しても自分のせいではなくシステムのせい」についてさらに掘り下げます。

このノウハウと相乗効果がある記事

システムによるタスク管理、GTDを紹介しています。
GTD~システムとしてのタスク管理術~ | スケジュール・時間・タスク管理&生産性向上術データベース